Har du hört förkortningen RPA tidigare? Den står för Robotic Process Automation, och begreppet handlar i stora drag om att automatisera processer med hjälp av en mjukvarurobot. Nu är det dags att titta närmare på hur RPA kan möta en annan mer välkänd förkortning: HR.
En stor fördel med RPA för HR är att man sparar tid och slipper göra monotona och repetitiva uppgifter, och sådant som endast handlar om att flytta data från ett ställe till ett annat. Det gör att HR kan fokusera mer på det som betyder något: arbetet med människan.
Hos oss inom HRM är det Adrian och Caroline som jobbar med att gifta ihop robotiseringen med HR:s processer. Nedan går Adrian igenom några av hans egna erfarenheter kring hur du lyckas med din automatiseringsresa.
Standardisera och harmonisera processerna
I stora drag går det att automatisera alla processer inom HR som följer dessa principer:
Kortfattat innebär ovanstående att momenten i processen behöver gå att göra digitalt och att de behöver vara definierade, det vill säga beskrivna och avgränsade. Processen måste behöver bestå av regler: "om detta händer gör så här, annars gör så här", alltså antingen eller och inga mellanting (sånt är däremot vi människor bra på). Processen behöver också vara standardiserad, det vill säga att den alltid utförs på samma sätt. Och så behöver datan som hanteras vara strukturerad och finnas tillgänglig på samma ställen.
Skapa en strategi
Skapa en tydlig strategi och plan för vad som skall automatiseras, analysera och kartlägg processer utifrån hur pass kompatibla de är med automatisering, processens komplexitet och vilka eventuella effekter en automatisering skulle ge. Bygg business case där nyttan kan mätas mot kostnaderna. Räkna inte bara på tidsbesparing, kan robotiseringen hjälpa er att sänka ledtider och öka nöjdheten hos kund eller anställda?
Och glöm inte kommunikationen till medarbetarna: att automatisera verksamheten kan ofta tas emot med oro i organisationen. Det handlar ofta om en ovisshet om vad som kommer att hända med ens egen jobbsituation och hur ens kompetens kommer att stå sig framöver. Bemöt detta ordentligt.
Säkerställ kompetensen
Ska utvecklingskompetensen byggas upp internt, rekryteras eller köpas som en tjänst? Oavsett vad som passar just din organisation är det viktigt att ni är medvetna om att det är ett val ni behöver göra, och att ni har analyserat alternativen. RPA-lösningarna är oftast uppbyggda så att systemförvaltningen kan ligga på verksamhetsnära roller och därmed vara mer agil och dynamisk i utveckling och förvaltning av processerna.
Vissa leverantörer erbjuder genuina e-learningprogram och communitys på nätet där användare frågar och diskuterar med varandra. Detta kombinerat med en grundförståelse för IT gör startsträckan för att komma igång relativt kort. Att under första period komplettera med erfarna RPA-utvecklare ger kortare uppstartssträckor och skapar en stark grund att stå på.
Involvera IT
Se till att redan i en tidig fas involvera nyckelpersoner från IT, för att involvera dem i resan och hjälpa till att reda ut de frågetecken som finns kring hårdvaror och installationer. Ni får samtidigt en kompetent partner som kan bidra med mycket erfarenheter och kunskap på det tekniska området. Ett kombinerat verksamhets- och IT-team kan dra stor fördel av att nyttja varandras kompetenser i implementationen.
Bara att börja
Vi gör en liten summering: För att komma igång med automatiseringen, oavsett om ni gör det själva eller om vi hjälper er, är det viktigt att börja med att se över sina processer och skapa en strategi. Har vi några processer som vi gör ofta och mycket, där vi alltid gör på samma sätt, det är repetitivt att göra dem, etc. Ju förr ni börjar kartlägga era processer, dess bättre. Gör gemensam sak med IT för att se hur en lösning skulle kunna implementeras i verksamheten. Och glöm inte att involvera medarbetarna i automatiseringen.
Lycka till!
Missa inte vårt frukostseminarium om detta: Automatisering för HR – så kommer ni igång