Hur kan vi förbättra våra digitala arbetsplatser?

En digital arbetsplats bör förstås stötta människors behov, beteenden och förväntningar.

Det hette intranät, det blev sociala intranät och nu pratar vi om en digital arbetsplats. Viktigast är medarbetarna.  Att möta deras förväntningar och utveckla deras digitala förmågor. En arbetsplats där jag kan göra mina arbetsuppgifter så bra och enkelt som möjligt. Som utvecklar mig, engagerar och gör att jag får lite roligare på jobbet.

Teknik som möjliggörare

Många digitala arbetsmiljöer är dåligt utformade, svåra att förstå och frustrerande att använda. System är gamla och några har köpts in för att tekniken är - eller var - koolt och ny. Vi rekommenderar istället att vända på perspektiven. Och alltid utgår från de som använder. Försök att – på riktigt – förstå vilka behov och drivkrafter de har. Få insikter om vilka förmågor de behöver för att kunna nyttja tjänster och teknikens möjligheter. De viktigaste förmågorna i en digital arbetsplats handlar om att samarbeta, ta del av information, föra dialog och kommunicera, föreslå förbättringar och skapa effektiva arbetsflöden. Tjänster ska sen byggas för behoven och för förmågorna.

En strategi för en digital arbetsplats bör innehålla:

• En dröm – hur ser vår vision ut?
• Behov och drivkrafter hos våra medarbetare. Det är först i en användning som den riktiga nyttan uppstår och tar oss mot vår vision.
• Plan som ger effekt. Den innehåller de viktigaste åtgärderna som skapar störst nytta och effekt. Våga göras i små steg. Tillfredsställ de viktigaste behoven först. De som ger störst effekt på att uppdraget eller visionen nås.
• Uppföljning och lärande. Mät hela tiden, genom att samla in data från system, tjänster och från människor. Reflektera tillsammans: vad funkar? vad kan vi göra för att det ska funka ännu bättre? Ändra det som inte riktigt blev som vi ville. Följ upp igen. Testa och lansera en bättre version.
• Fira framgångar. Fira när något har blivit enklare. Upplevts som bättre. Lyft exempel och vad ödmjuk inför att det finns mer att göra bättre.

Hur kommer jag igång?

Många drömmer om en digital arbetsplats där allt är integrerat, som underlättar vardagen och som skapar engagemang. Ett sätt att komma igång är att jobba med en canvas för medarbetarupplevelsen.

Likt att det finns canvas för affärsmodeller finns det också motsvarande verktyg för att skapa en färdväg för medarbetarupplevelsen. Henrik Gustafsson och Oscar Berg har i sin bok Den digitala arbetsplatsen tagit fram en canvas för medarbetarupplevelsen

Den innehåller tre perspektiv:

• Ledning – visar på vision och målsättningar, kombinerat med styrande ansvar och principer för den organisationen.
• Efterfrågan – fångar upp användarna, deras behov och hur de interagerar i och med den digitala arbetsplatsen. Vilka är de viktigaste användargrupperna och vad är utmärkande för dem? Vad vill och behöver de olika grupperna för att kunna både utföra och uppleva?
• Leverans – svarar mot efterfrågan i form av digitala förmågor, hur digitala plattformar kan stödja och vilken information som är viktig för att medarbetarupplevelsen ska vara så god som möjligt.

Ett annat tips för att förstå vad vi står inför är att läsa Hammar & Hanborgs rapport över framtidens arbetsliv . Den tar upp perspektiv på hur vårt arbetsliv kommer att förändras framöver och hur du kan jobba med den förändringen och fortsätta vara attraktiv som arbetsgivare.