Scrum-metodik har blivit poppis i takt med att post-it-systematiken (Kanban) har digitaliserats. Men nu har turen kommit till marknadsavdelningarna som redan idag är väldigt digitala. Eller åtminstone i ett paradigmskifte där digitala verktyg står i centrum. Marketing automation-system, e-postmarknadsföring och Google Adwords tar större delar av marknadsföringsbudgeten i anspråk. Hur ska du klara av att organisera detta arbete? Jo, kopierar utvecklarnas projektledningsverktyg och metodik.
Kanban eller Kamban är i grunden en japansk metodik och betyder ”skylt”. Kanban-metodiken kommer ifrån industrin och går ut på att schemalägga industriproduktionen och informera kring vad som ska produceras när. Detta effektiviserade produktionen och man kunde slippa stora lager och öka effektiviteten genom att producera allt ”just-in-time”. I grunden handlar det om att visualisera arbetsflödet för medarbetarna och tydliggöra värdeskapande aktiviteter. I modern tappning innebär detta grupperade post-its eller program som hjälper till med visualisering och projektledning.
Medarbetarna hämtar uppgifter från en ”backlog” som prioriteras av en beställare (produktägare). För utvecklare är detta arbete agilt, i den mening att backloggen kan ändras beroende på vad kunden eller beställaren vill prioritera, för att på ett snabbrörligt sätt maximera kundnyttan. Det moderna agila arbetssättet sätter medarbetaren i centrum eftersom problem oftare blir lösta genom kommunikation än verktyg och dokument.
Marknadsavdelningarnas jobb kan ofta delas in i projektet. Rent metod- och projektmässigt bryts större projekt eller mål (epics) ned i storys eller tasks. En "story" kan vara något större som oftast har en taktisk del i sig. Vilka typer av email ska vi skicka? Här kan du då tagga dina kollegor digitalt och be om hjälp. Tasks är oftast personliga. Att skriva ett blogginlägg exempelvis. Korrläsningen av blogginlägget är en task som läggs på din kollega.
Detta möjliggör att teammedlemmarna tillåts göra det de är bra på och man kan tydligt följa upp det som gjorts och be om hjälp när man hamnar i en flaskhals. Transparens inom teamet och utom. Det går också att knyta dokument till de olika uppgifterna som ska slutföras i projektet och koppla ihop detta med andra team som använder samma verktyg. Alla ser vart tiden läggs, vem som vill att tiden läggs där, hur uppgiften är prioriterad och vem som utför jobbet.
Det finns två definierade roller i scrum-teamet. En produktägare som agerar beställare till teamet och en scrum-master som ser till så teamet mår bra och att uppgifterna blir lösta. Scrum-mastern agerar talesperson för teamet mot produktägaren som har kopplingar in i andra avdelningar. Denne kan till exempel vara marknadschefen. Upplägget tydliggör både teamets välbefinnande i form av beläggning, kartläggning av arbetsuppgifter, hur de följs upp, avdelningens och verksamhetens mål och eventuella flaskhalsar.
Exempel på verktyg: Trello och Jira. Jira är populärt bland utvecklare och Trello är enklare. Om du vill testa metodiken har Trello ett gratis-verktyg som du kan ladda ned.
Marknadsavdelningens position inom företag växer i takt med att en tydligare (digital) koppling till intäkter och en högre grad av digitalisering hos köparna. Både kunderna och interna stakeholders vill att den digitala närvaron fungerar bra och ser snygg ut. Allting ska mätas och förbättras. Det är tuffa krav. Den annars ganska svåra kopplingen till andra avdelningar i form av arbetsuppgifter; bloggexpertis, produktblad och pressmeddelanden, förenklas rent operativt och organisatoriskt. SCRUM-metodiken och Kanban kopplar in marknadsavdelningen i resten av företaget.
Scrum-metodiken fungerar extra väl på en redan digitaliserad arbetsplats. Om kollegorna inte har ett scrum-verktyg finns det ingen vinst utöver organisatoriskt på marknadsavdelningen att hämta förutom att produktägaren kan påvisa vad som gjorts och hur mycket tid man lagt ned på olika sysslor i förhållande till det värde som skapats. Är däremot arbetsplatsen digital kan man hänvisa eventuella frågor till Jira, som också går att koppla till ett eventuellt säljstödsystem (CRM) och supportfunktionen i form av ärendehantering. Kort sagt försvinner frågan riktad brett till marknadsavdelningen: ”Hur går det med den där grejen?” Visst låter det skönt?
Om du märker att din marknadsavdelning ofta arbetar med produktion av innehåll ligger ni ganska nära utvecklarna som skriver kod i ert arbetsförfarande. Det innebär att arbetsuppgifterna tidsmässigt kan paketeras enklare och passar scrum-metodiken. Många marknadsavdelningar arbetar på detta sätt: Redaktionellt med content marketing som strategisk grund. Finns det en vilja hos er att synliggöra processer och samarbeta mer med andra avdelningar och med varandra? Vill ni veta och kunna visa var ni lägger er tid? Då finns det goda skäl att undersöka om Kanban och scrum-metodiken kan vara något för er.