När organisationer står inför att ersätta eller vidareutveckla ett verksamhetskritiskt HR-system blir det ofta tydligt att uppgiften är större än ett systemval.
Många av våra kunder väljer därför tidigt i processen att analysera både hur det befintliga systemet faktiskt används och hur de aktuella HR-processerna fungerar i praktiken. Det ger en bättre grund för hög kvalitet i kravarbetet och skapar goda förutsättningar inför en kommande upphandling eller större förändring.
Systemstödet behöver ofta omfatta flera nära sammanlänkade HR-processer, exempelvis Lärande, Prestation och Succession. Inte sällan med behov av integrationer mot ett masteradatasystem. Samtidigt ska lösningen fungera för många användargrupper, ge spårbarhet och uppföljning och stödja arbetet på ett begripligt sätt. Många av våra kunder kännetecknas dessutom av strikta krav på hög säkerhet, kontroll och uppföljning från olika tillsynsmyndigheter.
När vi granskar nuläget ser vi ofta att tekniskt stabila lösningar ändå upplevs som svåra att använda. Arbetsflöden kan vara delvis manuella, information kan behöva hanteras vid sidan av systemet och olika roller kan ha helt olika behov. Samtidigt finns ofta en tydlig ambition att inte bara ersätta dagens lösning, utan att skapa bättre förutsättningar för framtida arbetssätt.
En viktig framgångsfaktor är att vi från Knowit Digital HR ofta får genomföra uppdraget som en sammanhållen teamleverans. Tillsammans arbetar vi i rollerna projektledare, processanalytiker och kravanalytiker. Vid behov går vi även in som förändringsledare och testledare. Det ger möjlighet att hålla ihop verksamhetsperspektiv, processförståelse, krav, test och förändring genom hela arbetet. Gemensamt kartlägger vi processerna, analyserar hur befintliga system används, sammanställer och prioriterar krav och lägger grunden för test, kommunikation och införande.
En viktig lärdom är att det inte går att behandla dessa delar som separata spår. Processkartläggningen visar vad verksamheten gör och var beroendena finns. Användbarhetsanalysen synliggör vad som hindrar ett smidigt arbetssätt i vardagen. Kravarbetet översätter behoven till något som går att upphandla och utvärdera. Förändringsledningen skapar förutsättningar för att nya arbetssätt faktiskt ska tas i bruk och effekterna uppnås i verksamheten.
Det är först när delarna hänger ihop som systemvalet kan bli ett medvetet verksamhetsbeslut – inte bara ett tekniskt byte.
Det kan vara lockande att börja med att titta på marknaden och jämföra funktioner. Vår erfarenhet från många kunduppdrag är att ordningen bör vara den motsatta: förstå processerna, användarna och de önskade effekterna först. Då blir leverantörsdialogen mer relevant och prioriteringarna lättare att försvara.
I den här serien delar vi några generella erfarenheter av vad som skapar goda förutsättningar i HR-systemprojekt. Nästa del handlar om värdet av en systematisk och gedigen användbarhetsgranskning som faktabaserat underlag för det fortsatta kravarbetet.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig?
Ta kontakt med oss på LinkedIn via länkarna nedan.
Knowit Insight Accelerate Digital HR
Anders Söderberg, Senior Management Consultant
Minna Ottenfelt, Senior Management Consultant