Workshops - en väsentlig del av varje verksamhetsutvecklande insats. Ett forum för diskussion, innovation och samarbete. En plats där åsikter lyfts och så småningom mynnar ut i en gemensam bild över vad som behöver göras, för att ta det ack så viktiga nästa steg mot de uppsatta målsättningarna.
Kanske kan det tyckas svårt att genomföra workshops med samma engagemang och resultat om man inte ses fysiskt. Men är det det verkligen det?
Det digitala arbetssättet är här för att stanna. De förändrade tiderna har minskat resandet och öppnat upp för möjligheten att mötas över samarbetsytor. Sätt standarden nu och se till att jobba fram ett beteende och en kultur där alla känner sig hemma, alla känner sig delaktiga och alla känner att de utvecklas.
Med den teknologi som finns tillgängligt idag finns alla möjligheter i världen att lyckas med samarbetet, även om det såklart ställer nya krav på medarbetares sätt att arbeta och förhålla sig. Digitala möten kan till och med vara mer effektiva än fysiska på så sätt att det är enklare att tillvarata mötesdatan: vi skriver ofta samtidigt saker på datorn, vi kan spela in möten, visa presentationer, med mera. Postit-lappar i all ära, men någon måste ju skriva in dem i datorn. Nedan kommer en lista på några saker som kan vara bra att ha med sig för att lyckas med digitala workshops.
Kortfattat:
Ha kameran på
I ett fysiskt forum skulle du aldrig ens ha möjlighet att dölja ditt ansikte så varför ska du göra motsvarande bara för att du sitter framför en skärm? Tillsammans behöver deltagarna hjälpa workshopledaren och de andra deltagarna att visa engagemang och respekt. Det är inte svårt att sätta på kameran och är en liten detalj med stor betydelse i sammanhanget. (Har du inte en inbyggd kamera inbyggd i datorn så finns jämförbara alternativ att köpa för ett par hundralappar. Eller varför inte använda en avlagd smartphone och appen DroidCam?)
Se till att du sitter i en ostörd miljö
Under workshopens gång är det viktigt att vara med på noterna och kunna flika in med insikter och kommentarer under mötets gång, för att bibehålla koncentrationen är det därför väldigt viktigt att du ser till att sitta i ostört utan olika distraktioner i närheten. I dessa tider där vi uppmanas att jobba hemifrån kan vi självklart inte begära att varje enskild person skall ha ett eget hemmakontor avsett för att kunna arbeta ostört. Workshops kommer sällan spontant så med god marginal se till att försöka planera för en tyst och lugn miljö i den mån det är möjligt för att kunna undvika störningsmoment.
Sätt regler och efterfråga förväntningar
Som första punkt på agendan se till att som facilitator hälsa alla välkomna, tacka för att de tagit sig tid att medverka, sätt tydliga regler som att använda handuppräckningsfunktionen eller chatten om man har en fråga eller vill lägga till något. Se till att alla har kameran på och micken mutad när de inte pratar. Nu för tiden så finns det bra funktioner som endast tillåter workshopledaren att ”unmutea” deltagare men skulle den funktionen inte vara på se till att folk följer denna regel. Ställ sedan ställ frågan öppet i chatten eller ett digitalt hjälpmedel vad deras förväntningar är. Då får du en bra bild av varför folk är på plats och kan anpassa din workshop lite utifrån vad deltagarna är ute efter, om du snabbt lyckas hitta en gemensam nämnare så kommer du kunna få förhoppningsvis alla deltagare nöjda och glada när de sedan lämnar det digitala rummet.
Se till att alla kommer till tals
Som workshopledare kan det vara svårt att moderera digitalt på samma sätt som i ett fysiskt rum. Därför är det viktigt att hålla reda på vilka som inte har fått komma till tals och bjuda in till samtal så att de inte känner sig osynliga eller bortsedda. En bra funktion som finns implementerat i det vanliga mötesverktygen är som tidigare nämnt handuppräckningar, detta tillåter Workshopledaren att fortsätta prata utan att bli avbruten för att sedan ta de frågor som uppkommit under tidens gång i rätt ordning. Detta skapar ett mer flytande och strukturerat möte. Sätt denna standard direkt i ett tidigt skede så att normen kring handuppräckning bildas.
Använd interaktiva verktyg
När du inte har tillgång till en whiteboard och/eller post-it-lappar som i vanliga fall så får man använda sin kreativitet. Digitala workshop-verktyg finns men de kostar oftast en del pengar. Ha då i åtanke att de stora digitala mötesverktygen innehar en funktion som tillåter varje deltagare att samtidigt skriva och rita på det som presenteras eller på en blank canvas. Även chatten som finns tillgänglig är användbar och materialet som samlas där är lätt att extrahera efter mötet är avslutat. Ytterligare tredjepartsverktyg som skapar interaktion finns att tillgå. Där kan deltagarna interagera med hjälp av sina datorer eller mobiltelefoner, all aktivitet generar engagemang och lyhördhet. Denna typ av aktivitet hjälper till att hålla deltagarna alerta och nyfikna vilket också kommer speglas i efterhand och sätta avtryck inför vidare workshops.
Ta pauser
För att bibehålla energi, fokus och engagemang, se till att ta pauser. Rekommendationen är att ta paus á 10 minuter ca vart 50e minut. Detta ger deltagarna chansen att ladda om batterierna, gå till toaletten, fylla på kaffe m.m. Det skapar en trevligare miljö för alla involverade och vi kan lova att slutresultaten från workshopen kommer att vara bättre än om ni sitter flera timmar i sträck.
Samla feedback
När workshopen är genomförd använd de verktyg du har att tillgå för att samla feedback. Det insamlade materialet hjälper dig att utvecklas och bli bättre och bättre för varje workshop. Samtidigt ger det också deltagarna en möjlighet att reflektera kring workshopen. Det som diskuterats och lyfts kommer på ett bättre sätt lagras i minnet samt skapa utrymme för tankar och reflektion.
Vi hjälper såklart gärna till!
Vi på Knowit Insight HRM har tagit fram en uppsättning workshops som vi anpassar efter er verksamhet och era behov. Vi har gedigen erfarenhet av att hålla workshops digitalt och ser alltid till att ni får ut samma värde som om workshopen hade hållits i ett fysiskt rum.
Läs mer här eller kontakta oss direkt på hrm@knowit.se så hjälper vi er att utvecklas tillsammans.
Vi hörs!