Första steget mot verklig effekt av ett HR-system

Jag hjälper idag flera organisationer att titta på om man behöver ett HR-system, ofta som komplement till lönesystem och ekonomisystem. Ett av syftena med att ha ett HR-system (säger HR-direktörerna) är att det ska underlätta för verksamheten/cheferna att mäta och att följa upp sin verksamhet, bättre analys- och beslutsunderlag. När vi sedan börjar titta på business caset så ser vi vinster för IT och lön, bättre kvalitet och säkrare hantering (mindre administration $$ för IT och lön) av masterdata. Tanken är att masterdata ska registreras vid källan, dvs. cheferna ska registrera uppgifterna. Med intelligenta system och smarta chefer får vi en helt digitaliserad on-boarding process, eller? Hur svårt kan det egentligen vara?

Det jag har sett är att organisationer börjar flytta tillbaka registreringen av masterdata till HR/Lön, just för att öka kvaliteten och minska administrationen. Administrationen för att rätta alla fel cheferna gör har ökat kostnaderna. Hur kan det hänga ihop? Jo, systemen saknar idag den intelligens som behövs för att (ofta sällananvändare) våra chefer inte ska behöva sitta med kollektivavtal och personalhandbok uppslagna de få tillfällen som de anställer någon. Så varför ska man köpa ett HR-system om det nu inte underlättar vardagen för våra chefer eller bidrar till bättre beslutsunderlag etc.

Ett HR-system kan, om rätt använt och då cheferna faktiskt ser värdet av information, bli ett starkt verktyg även för HR. Därför är det ett misstag att flytta tillbaka hanteringen av masterdata till HR/lön, istället för att utbilda cheferna och att göra det så lätt som möjligt (förenkling av systemen) så att det blir rätt varje gång.

För det är först när man har lyckats med detta steg som man kan arbeta vidare och nå framgång i nyttjandet av HR-systemet för att stödja de strategiska processerna.