Medarbetarresa på Södra - Del 1

Vi kommer i en serie bloggposter följa ett pågående projekt som Knowit Digital HR gör tillsammans med Södra. Syftet med projektet är att kartlägga upplevelsen och medarbetarresan som en grund till Södras utvecklade HR-erbjudande och stödjande digitala landskap.

Medarbetarna i centrum när Södra utformar framtidens systemlandskap

Investeringsviljan pekar uppåt. Allt fler HR-funktioner digitaliseras men alltför många av dessa realiserar inte nyttorna fullt ut med sina systemstöd. Om man fördjupar sig i varför, så kan man se att orsakerna verkar vara:

• att användarna inte var redo för funktionaliteten
• att arbetsflödena inte var anpassade för verksamheten
• att systemen var byggda med för stor komplexitet.

Att inte ta hänsyn till användarnas perspektiv och behov kan alltså, trots de goda intentionerna leda till en bristande digital medarbetarupplevelse och att användningen i värsta fall uteblir. Vilket i sin tur leder till att nyttorna inte realiseras.

Förstudie på Södra

På Södra är de 3000 medarbetare som förädlar de 52 000 ägarnas skogsråvara till förnybara, klimatsmarta produkter och tillsammans med oss på Knowit Digital HR månar de om att medarbetarnas behov ska ligga till grund för framtidens systemlandskap kopplat till HR.

”Att vara nyfiken på och förstå behoven som avgör om jag som medarbetare får en bra upplevelse som anställd på Södra är A och O. Vi tar därför avstamp från medarbetarbehoven tidigt i vårt utvecklingsarbete för att inte riskera att missa det som är viktigt och gör skillnad för oss som jobbar här” säger Camilla Keen, Chef för Lärande och utveckling på Södra.

Medarbetarresa

I förstudien på Södra har vi inkluderat kartläggning av medarbetarresor så att vi säkerställer att medarbetares upplevelser och arbetssituationer utgör en del av den behov- och kravbild som kommer att ligga till grund för de beslut som ska tas om HR:s framtida systemlanskap.

En medarbetarresa visar sammanhängande arbetsmoment och situationer ur en medarbetares perspektiv. Upplevelsen är summan av de intryck medarbetaren får under ett antal arbetsmoment, det som kallas resan. Resor kan kartläggas på olika nivåer men här utgår vi från medarbetarlivscykeln som försöker fånga viktiga moment i samband med att anställningen börjar, under anställning och när en anställning avslutas. Medarbetarresor ska kartläggas både för nuläget och för börläget. En kombination av verksamhetsmål, trender och nya digitala arbetssätt utforskas för att hitta smartare sätt att svara mot behoven i börläget.

I veckan hade vi vår första workshop. Teamet som ska arbeta med medarbetarresorna består av medarbetare med olika roller och från olika delar av verksamheten. Vi började med att introducera metodiken och därefter arbetade vi med de medarbetargrupper vars resor vi ska fokusera på. Vi fördjupade oss i deras arbetssituationer, utmaningar och möjligheter. Ju mer vi fördjupar oss i medarbetargrupperna desto bättre rustade är vi för kommande workshops.

Digital eller fysisk workshop

Eftersom teamet har sin arbetsplats på sågverk, bruk, plantskolor och kontor runt om i Sverige så var workshopen helt digital och vi använder oss av digital whiteboard för att fånga allas idéer och bidrag. Gruppen uppskattade metodiken och arbetssättet som de beskrev som kreativt, engagerande och inkluderande – alla kan och har samma möjligheter att delta!

Hur gör man för att involvera medarbetare i ett tidigt skede?

• Identifiera medarbetare som vill och kan bidra med sitt perspektiv
• Det bör vara ett tvärfunktionellt team som representerar hela organisationen
• HR, IT samt representant från kommunikation behöver vara med utifrån sina expertroller och för att lyssna in behoven från medarbetare och verksamhet
• Identifiera medarbetargrupper som representerar en större grupp medarbetare med liknande behov och kontext

I nästa inlägg kommer ni att få följa med när vi kartlägger ett nuläge med aktiviteter, interaktioner, situationer, upplevelse och förbättringsförslag.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er?
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor på Knowit