Del 5: Släpp stuprören – dataskydd behöver samverkan

I tidigare delar av den här serien har vi byggt upp en bild av vad som kännetecknar ett moget dataskyddsarbete: det finns tydligt ansvar, det sker uppföljning och kontroll, arbetet är planerat och systematiskt, och det bygger på en kultur av ansvarstagande och dialog. Redan i första delen var vi inne på vikten av att samverka med andra funktioner – inte minst för att undvika att dataskyddsarbetet landar ensamt hos juristen, utan förankring i linjen. I det här inlägget fördjupar vi det perspektivet.

För även om ansvar, kontroll och struktur finns på plats, kan dataskyddsarbetet ändå bli svagt – om det lever i ett stuprör. Dataskydd kan inte utvecklas i isolering – det behöver vävas in i det vi redan gör.

Ett vanligt problem: parallella spår

Många organisationer brottas med att olika funktioner jobbar med samma frågor – men utan samordning.

Exempel:

• Juridik bedömer rättsliga aspekter, medan IT bygger lösningen
• Informationssäkerhet tar fram riskanalyser – som aldrig beaktas i DPIA
• Compliance har en kontrollplan, men den inkluderar inte dataskydd
• AI-teamet innoverar – men ramarna kommer sent, från sidan

Resultatet?

• Brister upptäcks för sent
• Projekt fastnar i omtag
• Roller krockar eller saknas
• Ingen har hela bilden

Integration är inte mer jobb – det är bättre jobb

Att integrera dataskydd med andra styrningsområden handlar inte om fler möten eller fler dokument. Det handlar om effektivisering och kvalitet.

Integration innebär att:

• Vi använder samma verktyg där det är möjligt (t.ex. gemensam riskanalys)
• Vi känner till varandras processer och perspektiv och involveras i rätt skede
• Vi bygger lösningar tillsammans, med respekt för varandras kompetens
• Vi slipper dubbelarbete och glapp

Ett samordnat arbete minskar friktionen – och ökar trovärdigheten.

Så kan integration se ut i praktiken

“Men jag är bara en person…”

Det är en helt rimlig invändning – och en verklighet för många.
I stora koncerner är det inte ovanligt att dataskydd hanteras av en ensam jurist eller ett litet team, trots att frågan spänner över hundratals processer och initiativ. Men just därför är integration inte är nice to have – det är en nödvändighet.

När resurserna är begränsade:

• Blir det ännu viktigare att fördela ansvar i linjen
• Behövs struktur så att fler vet vad de ska göra – och när
• Krävs dialog snarare än färdiga lösningar från en expert i slutet
• Måste dataskydd leva i verksamheten, inte ligga hos en funktion

Dataskydd är inte en enmansshow. Det är ett organisationsansvar – som du som jurist, expert eller DSO kan leda, men inte ensam bära.
Tänk som en verksamhetsutvecklare: bygg förmåga i verksamheten.

Återkoppling: Integration stärker alla andra byggstenar

Integration är det som gör att:

• Ansvarsfördelning speglar verkliga samarbeten
• Kontroll kan göras gemensamt, med fler perspektiv
• Systematik inte dupliceras i olika processer
• Kultur förstärks genom samarbete över gränser

Dataskydd blir starkare när det slutar vara en specialfråga – och blir en naturlig del av styrningen.

Vad kan du som dataskyddsjurist göra?

Även om du inte äger andras processer kan du påverka integrationen:

1. Lär känna andras arbetssätt
Hur jobbar informationssäkerhet med risk? Vilka checkpoints har projektkontoret? Finns en internkontrollplan?

2. Bygg relationer – inte beroenden
Boka en kaffe med compliance, IT-arkitektur, utvecklingsledare. Ställ nyfikna frågor. Dela perspektiv.

3. Erbjud samordning
Har du en DPIA-process? Bjud in säkerhet eller IT-utveckling att bygga in sin del. Eller vice versa.

4. Undvik “juridik säger nej”
Sätt dig med verksamheten tidigt i projekt. Visa att du vill skapa lösningar – inte vara kontrollant på slutstationen.

5. Synliggör gemensamma mål
Dataskydd, säkerhet, AI och compliance har ett gemensamt uppdrag: att skapa hållbara, förtroendevärda lösningar. Lyft det – ofta.

Nästa inlägg: Från efterlevnad till förbättring

I den avslutande delen av serien tittar vi på hur mogna organisationer inte bara följer regler – utan lär av sitt arbete och utvecklar det över tid. Hur ser förbättringsprocessen ut? Vad gör vi med våra insikter från kontroll, incidenter, revisioner och omvärld?

Vi rundar av serien där långsiktighet börjar: i förmågan att anpassa, utveckla och bli bättre – tillsammans.