Bokslut & rapportering – Automation av kund- och leverantörsreskontra

Trots ökad digitalisering inom finansfunktioner är graden av manuellt arbete fortfarande väldigt hög i många organisationer, något som vi tydligt kan utläsa i vår CFO Pulse. Knowit CFO Pulse mäter och analyserar hur mogna finansfunktioner är för att möta dagens och framtida utmaningar. Ett av de områden som vi ser har hög grad av manuellt arbete och stor digitaliseringspotential är processer inom ramen för kund- och leverantörsreskontra (AR/AP).

I denna artikel gräver vi lite djupare och undersöker de vanligaste utmaningarna som bolag står inför kopplat till kund- och leverantörsreskontra, två mycket viktiga byggstenar i bokslutsprocessen.

AR/AP-processer karaktäriseras generellt sett av en hög grad av manuellt arbete och ett starkt personberoende. Vårt CFO Pulse visar att drygt 60% av bolag står inför en stor utmaning i att digitalisera och automatisera sina processer inom detta område. Detta korrelerar även tydligt med längre stängningstider hos bolagen, där låg grad av automation i AR/AP-processer i regel resulterar i ett längre bokslut. Drygt 50% av bolagen i CFO Pulse behöver ett minimum av 7 arbetsdagar för bokslutet, varav hälften av dessa behöver minst   2 veckor för att stänga böckerna.

Några av de vanligaste utmaningar vi ofta stöter på hos våra kunder:

• Låg andel e-fakturor i jämförelse med pappersfakturor
• Avsaknad av, eller bristande tolkningsregler och förkontering
• Ineffektiva och icke ändamålsenliga attestflöden
• Bristande dokumentation av processer och flöden
• Avsaknad av, eller outnyttjad potential av befintligt systemstöd
• Hög grad av personberoende
• Helt manuell påminnelsehantering
• Ineffektiv, manuell och icke kvalitativ process för matchning av fakturor och inköpsordrar

Genom att öka graden av automation i AR/AP-processer kan vi frigöra medarbetare från monotont och icke-värdeskapande arbete, vilket skapar mer utrymme för affärsprioriterade aktiviteter som förbättrar affären och samtidigt minimerar risker som ofta uppstår vid manuell hantering.

Nedan är några, enligt vår erfarenhet, enkla men effektiva åtgärder för att förenkla och optimera AR/AP-processerna:

• Automatiserad process för att skicka fakturor och påminnelser
• Kvalitativ dokumentation av processer och instruktioner
• Ökad andel EDI och e-fakturor
• Förkontering och konteringsmallar för att öka graden av automatisering i attestflödet
• Sourcing av partner för avläsning och tolkning av PDF-fakturor

Det första steget till ökad effektivisering för alla bolag är en kartläggning av existerande processer och flöden för att identifiera möjligheter till optimering. Nästa steg är att utvärdera olika systemstöd för att automatisera delar eller hela processer.

Gör vår CFO Pulse survey för att utvärdera var er finansfunktion befinner sig idag, eller läs mer om hur vi kan hjälpa er att ta nästa steg!