I det förra inlägget i denna bloggserie pratade vi om att många organisationer idag vill arbeta användardrivet i sina digitala transformationsprojekt, men också om svårigheterna i att förstå vad det egentligen innebär och hur det kan uppnås. Ett vanligt svar är att vi måste jobba mer med att beakta användarna redan från början, men hur gör vi det? Vem involverar vi, och när? Hur får vi med alla på det omtalade tåget? I inlägg nummer två delar vi med oss av våra observationer när det kommer till användaracceptans och -involvering.
En viktig tanke att ha med sig, framför allt när det gäller digital transformation inom offentlig sektor, är att många systembyten inte tvunget är resultatet av en ambition om förbättring. Det kan i stället handla om utgående avtalstider eller system som nått end-of-life, där bytet blir nödvändigt. Samtidigt innebär inte det att projektet saknar konkreta förbättringsmål, eller att den digitala transformationen inte kan genomföras med användaren i fokus. Med rätt kompetens och verktyg är det fullt möjligt att implementera en IT-lösning som ändå beaktar de tilltänkta användarna.
Peter Falk, managementkonsult och konsultchef på Knowit Insight Öst, har mångårig erfarenhet av digitala transformationsprojekt och upphandlingar. Han belyser vikten av en god utvärderingsmodell, för att säkerställa att utfallet av upphandlingen och valet av ny IT-lösning inte blir en överraskning utan det som verksamheten och användarna verkligen behöver. Innan utvärderingsmodellen används är det därför viktigt att simulera möjliga utfall för att säkerställa att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inte är av sådan karaktär att kvalitetskraven kan kringgås av exempelvis ett mycket lägre pris.
När det kommer till användarinvolvering är en viktig punkt att fundera kring vilka som ska involveras. Måste det vara alla, eller räcker det med några stycken? Svaret är så klart att det varierar beroende på typ av projekt. En tanke att hålla i bakhuvudet är att alla användare inte nödvändigtvis har särskilt många åsikter. De allra flesta uppskattar dock att ha fått frågan. Det går alltså att säga att känslan av involvering ofta är viktigare än involveringen i sig, och att den känslan kan uppnås på andra sätt än att bjuda in varje medarbetare på ett 15 minuters möte.
Att löpande ha ett inkluderande och lyhört klimat på arbetsplatsen där användarna känner sig bekväma i att dela sina åsikter, och dessutom vet var de ska vända sig, är självklart en bra början. Det är också ofta uppskattat att utse nyckelpersoner i verksamheten, ibland kallade superanvändare, som kan fånga upp sina kollegors tankar och ge en känsla även hos övriga medarbetare av involvering och representation.
Peter Falk lyfter även vikten av att identifiera rätt nyckelpersoner för att delta i själva upphandlingsarbetet. De kommer att vara projektets förlängda arm i verksamheten, och är med fördel samma personer som är tänkta att involveras vid och efter själva implementationen. Genom att engagera dessa medarbetare från start får transformationsresan ett verksamhetsnära perspektiv som kan stötta i arbetet med att identifiera behov, utvärdera anbud och slutligen även knuffa ut den digitala lösningen i skarpt läge. Hur dessa nyckelpersoner även kan användas i utbildningsfasen kan du läsa mer om i seriens tredje inlägg, håll utkik efter det!
Missa inte vårt frukostevent!
Tycker du också att användarcentrerad digitalisering är viktigt? Har du erfarenhet av implementationer från din egen yrkesroll, eller är du helt enkelt nyfiken på att veta mer? Kom då och ät frukost med oss på Knowit Linköping!
Den 1/9 mellan 8-10 slår vi upp dörrarna till våra nya, fina lokaler på Sankt Larsgatan 16. Vi startar vår fredag med att utbyta tankar och insikter över en kopp kaffe, och lyssna till våra erfarna konsulter. Läs mer och anmäl dig här!