Vi får ofta frågan hur marknaden ser ut för lönesystemsleverantörer. Det är ganska enkelt att svara på (marknaden är rätt liten), men det är svårare att förklara vilka konsekvenser det får för kunderna. Går det att få ROI på ett byte av ett lönesystem? Det finns några saker man måste vara medveten om när man funderar på att byta ett lönesystem.
När vi frågar varför man vill byta lönesystem så är ofta svaret ”Vi vill ha ett modernare och mer användarvänligt gränssnitt till chefer och medarbetare” eller ”Vi anser inte att vi får tillräcklig support eller utveckling från leverantören”. Modernt och användarvänligt har hittills tyvärr inte varit leverantörernas starkaste sida, och inte heller support och (snabb) utveckling ...
Om man väljer att gå ut och köpa/upphandla ett nytt lönesystem så kan man vara säker på en sak, det är få leverantörer som visar intresse. Vi kan se att det bland annat beror på att leverantörerna har blivit mycket bättre på att kvalificera potentiella affärer. De utvärderar bland annat riskerna, är kunden verkligen villig att byta leverantör och så vidare. Leverantören gör en värdering av om det är tillräckligt stor sannolikhet att de kan vinna affären innan de lägger ner ett stort jobb på att svara på de allt mer omfattande upphandlingsunderlagen.
Lönesystemen på marknaden är i stora relativt lika varandra. Men en viss funktionalitet som det ena systemet har kanske inte finns hos den andra och vice versa. Det är alltså klurigt att veta om det verkligen blir bättre av att byta. När det kommer till kritan så är det oftast inte lönefunktionaliteten som man vill ska bli bättre, utan inrapporteringsfunktionerna, dvs. reseadministration, tid- och projektrapportering och schema/bemanningsfunktionen. Är det nödvändigt att byta lönesystem för att få bättre inrapportering? Svaret är ofta nej, men man måste förstå för- och nackdelarna med att ha flera olika lösningar.
Att byta för att man inte är nöjd med leverantören är något fler borde göra, men storleken på systemen hindrar tyvärr detta. Här har många leverantörer mycket att lära av sina kunder och förstå hur kunderna upplever leverantörernas bemötande. Utmaningen att fortsätta att upprätthålla en bra relation till kunden efter avslutat införande finns hos alla leverantörer. Det är lätt att andas ut när implementationen är klar och gå vidare till nästa kund. Vi ser allt för ofta att det uppkommer frågor ett bra tag efter att lönesystemet är på plats.
Det precis är som när man har gift sig - när smekmånaden är över, det är då arbetet börjar med att hålla en välmående relation igång, oavsett hur många gånger man gifter sig :)
Att besluta om att köpa ett nytt system eller byta leverantör är inte ett lätt beslut och det kan bli både fel och kostsamt om man inte har tänkt igenom vilka möjligheter man har. Så se till att göra en bra förstudie, och våga ställa krav på leverantören.