Tid til det rigtige ...
For en uge siden mødte jeg en ambitiøs og reflekterende leder i en mellemstor dansk servicevirksomhed. Han stillede mig det helt fundamentale spørgsmål ”Hvordan sikrer jeg at mine medarbejdere fokuserer på det rigtige og ikke kun gør det rigtige rigtigt?”. Spørgsmålet synes simpelt og så alligevel oplever jeg dagligt, i min gang rundt i danske virksomheder, at tiden bliver brugt på ikke værdiskabende aktiviteter.
Det er der flere årsager til: Manglende strategisk klarhed i organisationen, utydelig ledelsesmæssig prioritering, begrænset kommunikation og forventningsafstemning mellem afdelinger, kolleger og ledelse og ikke mindst ineffektive processer og silobaserede IT-systemer.
Der er ingen smutveje til bedre ledelse, men der er en smutvej til at håndtere ineffektive processer og silobaserede IT-systemer. Den smutvej hedder Robotic Process Automation eller på dansk administrative robotter (og forkortet RPA).
Og hvad handler administrative robotter så om? Jeg ser rigtig mange steder at medarbejdere bruger tid på lavpraktiske ikke værdiskabende opgaver. Blot for at nævne nogle få: Registrering og vedligehold af kunde- og emnedatabaser, tildeling af systemrettigheder baseret på funktion og rolle, bestilling af visitkort, overvågning af kontaktpostkasser og –sites, registrering af omkostningsbilag på baggrund af e-mail indberetning mm.
Hvad er administrative robotter?
Robotterne er software, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. De kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, lave copy/paste, sende emails, søge på nettet mv. De kan således efterligne medarbejderens handlinger og kan orkestrere alle applikationer på skrivebordet. Således frigør robotter de ressourcer, der tidligere måtte udføre de administrative opgaver. Især manuelle og arbejdskraftintensive aktiviteter i HR, finans, regnskab, service, offentlig administration, kundecenter og supply chain kan omlægges.
Der er måske ikke så meget nyt i at teknologien overtager menneskelige opgaver. Maskiner overtog menneskers arbejde under den industrielle revolution og it har automatiseret menneskers rutineprægede opgaver i over 40 år.
Det nye består i at der nu er kommet mere robuste teknologier til at automatisere processer og opgaver. Men opgaven starter ikke med teknologi, men derimod med det forretningsmæssige potentiale og den ambitiøse leder og medarbejders vision samt spørgsmål til automatiseringsmulighederne. Kan vi spare penge? Kan vi øge kvaliteten i opgaveløsningen? Vil vi få gladere medarbejdere og kolleger, hvis ikke de skal bruge tid på (til tider hjernedøde) lavpraktiske opgaver?
Der har været, og skal være, debat om fremtidens arbejdsmarked. Overtager maskinerne vores arbejde? Danskerne er generelt ikke bekymrede for robotter ifølge en analyse som Epinion sidste år lavede for Dansk Industri. Her spurgte man 3.200 danskere til deres holdninger. Blot 1 ud af 100 er bange for, at deres arbejdsplads vil blive nedlagt som følge af digitaliseringen og øget brug af robotter. 9 ud 10 indikerer, at de enten ”slet ikke” eller ”i ringe grad” er bange for, at deres arbejdsplads bliver nedlagt som følge af den teknologiske udvikling. Mens det blot er 1 ud af 100, der ”i høj grad” er bange for, at deres arbejdsplads forsvinder.
Vi plejer at sige at hvis man vil i gang med administrative robotter, så er det et godt sted at starte med de hadeopgaver, som hænger de fleste medarbejdere langt ud af halsen! Du ved nok bedst hvad ”det rigtige” er hos dig, men Robotic Process Automation kan sandsynligvis frigøre tiden til præcis det. Jeg tager gerne en uformel sparring om mulighederne med administrative robotter. For gode råd behøver ikke at være dyre!
Lars Krogshede, Chefkonsulent & RPA Lead, Knowit